The Balance Sheet
Vilken revisor som helst och blivande revisor skulle veta att balans är mycket viktigt inom redovisning.
Därför är en av de finansiella rapporterna (två om du räknar provbalansen) som utarbetas av revisorer namngiven balansräkningen
Okej, det kan vara lite av en överdrift, men ingen kan förneka att balans är viktigt inom redovisning.
Dessutom är balansräkningen en av de tre huvudsakliga finansiella rapporter som utarbetas av revisorer, de andra två är resultaträkningen och kassaflödesanalysen.
Balansräkningen: Vad är det?
Även känd som rapport över finansiell ställning, ger balansräkningen oss en allmän översikt av en individs eller ett företags finansiella ställning som inkluderar dess totala tillgångar, totala skulder och totala eget kapital.
Den används av analytiker för att komma fram till viktiga finansiella nyckeltal såsom avkastningsgrad, skuldsättningsgrad, etc.
Medan vissa balansräkningar kan visa mer detaljerad information, kommer de flesta balansräkningar att ge dig precis tillräckligt med information för att bedöma ett företags totala tillgångar, hur det finansieras (skuld, eget kapital, eller en blandning av båda), och om det går bra vad gäller dess finansiella ställning.
Informationen bör vara tillräcklig för att svara på frågor som:
- Hur mycket kontanter har vi?
- Har vi fortfarande några kundfordringar som vi kan samla in?
- Hur mycket skuld är vi skyldiga?
Tillgångar=Skulder+Eget kapital formeln
De flesta balansräkningar följer formeln: Tillgångar = Skulder + Aktieägarnas eget kapital.
Denna ekvation ger oss tre breda kategorier, nämligen tillgångar, skulder och eget kapital.
Den är arrangerad på ett sådant sätt så att när det sker en förändring i våra totala tillgångar kan vi lätt hänföra det till en förändring i våra skulder eller eget kapital.
Säg till exempel, för år 20XX, beslutade vi att ta ett kontantlån på 7 000 dollar från en bank.
Denna transaktion kommer att återspegla en ökning av våra totala tillgångar, som sedan kan hänföras till en ökning av våra skulder (journalposten bör vara som ‘debet: kontanter’, ‘kredit: lån att betala’).
Ett annat exempel, en av våra investerare beslutade att donera en byggnad som värderas till 100 000 dollar till företaget.
Denna transaktion kommer att återspegla en ökning av våra totala tillgångar, som sedan kan hänföras till en ökning av vårt eget kapital (journalposten bör vara som ‘debet: byggnad’, ‘kredit: donerat kapital’).
Som illustrerat kan formeln Tillgångar = Skulder + Eget kapital lätt berätta för oss om en ökning eller minskning av våra tillgångar orsakas av en förändring i våra skulder eller eget kapital.
Kom bara ihåg att en tillgång måste betalas/redovisas för antingen genom att låna från en borgenär (skuld) eller genom att ta det från våra investerare (eget kapital).
Innehållet i en balansräkning
Som tidigare nämnts innehåller balansräkningen information som kommer att ge dig en allmän översikt av en individs eller ett företags finansiella ställning.
Det är dock att notera att denna information endast är relevant för ett specifikt ögonblick i tiden.
Till exempel, om balansräkningen anger ‘för året som slutade den 31 december 2020’, kommer den endast att inkludera information angående det året, och inte de tidigare åren eller några kommande år.
Det är därför en balansräkning i sig inte exakt kommer att ge dig en historia av företagets trender och prestationer om du inte jämför den med tidigare periods balansräkningar.
Vissa företag förbereder finansiella rapporter för det aktuella året, tillsammans med föregående års.
Här är ett exempel:
Balansräkningen kan också användas för att komma fram till betydande finansiella nyckeltal som kan ge oss en idé om hur finansiellt hälsosamt ett företag är.
Några av dessa nyckeltal är rörelsekapitalkvoten som representerar ett företags förmåga att betala sina kortfristiga skulder med sina omsättningstillgångar, skuldsättningsgraden som ger oss en idé om hur företaget finansieras (är det skuldtungt? Är det egetkapitaltungt?), och många fler.
Tillgångar=Skulder+Eget kapital formeln ger oss tre breda kategorier: Tillgångar, Skulder och Eget kapital.
Vi kommer att utvidga dessa tre kategorier härnäst.
Tillgångar
Enkelt uttryckt är tillgångar egendomar (vare sig de är materiella eller immateriella) som ett företag äger eller kontrollerar.
Konton under denna kategori listas i termer av likviditet, vilket betyder att den mest likvida tillgången går överst, medan den minst likvida går längst ner.
Detta är varför i de flesta balansräkningar ser du kontanter som det första objektet som listas.
Kontanter är den mest likvida tillgången trots allt.
Tillgångskategorin kan sedan vidare kategoriseras i två kategorier: omsättningstillgångar och anläggningstillgångar.
Omsättningstillgångar är tillgångar som lätt kan konverteras till kontanter inom ett år eller mindre (t.ex. kontanter, lager, kundfordringar), medan anläggningstillgångar hänvisar till de som inte lätt kan konverteras till kontanter (t.ex. långsiktiga investeringar, maskiner, byggnad).
Tillgångar listas vanligtvis i denna ordning:
Omsättningstillgångar
- Kontanter och kontantekvivalenter – eftersom de är de mest likvida tillgångarna, är detta vanligtvis det första som listas. Detta konto kan också inkludera statsskuldväxlar och kortfristiga insättningsbevis.
- Omsättbara värdepapper – dessa är aktie- eller skuldvärdepapper som har en likvid marknad (t.ex. aktier i ett annat företag, obligationer, terminer, optioner)
- Kundfordringar – detta hänvisar till kontanter som är skyldiga av företagets kunder, vanligtvis relaterat till tjänster eller produkter som erbjuds av företaget; en avsättning för osäkra fordringar paras vanligtvis med detta konto
- Lager – hänvisar till varor som företaget erbjuder; notera att tillverkningsföretag har konton som råvarulager, pågående arbete lager och färdiga varor lager
- Förutbetalda kostnader – hänvisar till kostnader som redan har betalats för, såsom förutbetald hyra, årlig försäkring, etc.
Anläggningstillgångar
- Långsiktiga investeringar – dessa är värdepapper som inte lätt kan konverteras till kontanter under det aktuella året eller ens nästa år; ett exempel på detta skulle vara hålls-till-förfall värdepapper
- Anläggningstillgångar – dessa är materiella egendomar som har en lång livslängd (t.ex. mark, maskiner, utrustning, byggnader); ett motsvarande ackumulerat avskrivningskonto paras med detta konto
- Immateriella tillgångar – dessa är egendomar som inte har en fysisk form (t.ex. programvara, goodwill). Immateriella tillgångar listas vanligtvis endast om de förvärvas
Skulder
Skulder är vad företaget är skyldigt till yttre parter såsom borgenärer, eller ibland kunder (i fallet med ej intjänade intäkter).
Exempel på skulder är lån, obetalda räkningar som hyra och verktyg, och obetald ränta.
Liksom med tillgångar kan skuldkategorin vidare kategoriseras i två kategorier: kortfristiga skulder och långfristiga skulder.
Kortfristiga skulder är de som bör betalas inom ett år såsom obetald hyra.
I kontrast är långfristiga skulder de som inte förfaller inom ett år såsom långfristiga lån att betala.
Notera att ett långfristigt lån kan ha en kortfristig komponent på det.
För att illustrera detta, föreställ dig att ditt företag beslutade att låna från bank XX beloppet 5 000 dollar, med en löptid på fem år.
Årliga betalningar på 1 000 dollar plus ränta måste göras för att reglera denna skuld.
I detta fall kan vi kategorisera den årliga betalningen som förfaller för detta år (vilket är 1 000 dollar) som en kortfristig skuld, medan saldot kan kategoriseras som en långfristig skuld.
Kontot för kortfristiga skulder kan inkludera följande:
- Kortfristig del av långfristig skuld (som illustrerat ovan)
- Bankskuld – hänvisar vanligtvis till ett avtal med en bank att ha en kreditlinje eller en revolverande kreditfacilitet; liknande ett kreditkort
- Upplupna kostnader – är kostnader som redan har uppstått men ännu inte betalts; kan inkludera verktyg, hyra, etc.
- Ränta att betala – hänvisar till ränta på kortfristiga skulder
- Ej intjänade intäkter – förskottsbetalningar gjorda av kunder för varor eller tjänster som de förväntar sig att få
- Utdelningar att betala – hänvisar till utdelningar att betala till investerare
- Leverantörsskulder – hänvisar till pengar som är skyldiga till leverantör för varor eller tjänster som företaget har tagit emot
Långfristiga skulder kan inkludera följande:
- Långfristig skuld – för skulder som har en löptid på mer än ett år
- Pensionsfondsskuld – hänvisar till den summa pengar ett företag måste betala för sina anställdas pensionskonton
- Uppskjuten skatteskuld – upplupna skatter men är inte betalbar förrän nästa år (vanligtvis resultatet av en tidsskillnad, eller som avstämning för finansiell rapportering och skattebedömning
- Det kan finnas vissa skulder som inte visas på balansräkningen, men detta är mer av ett undantag snarare än regeln. För fall som detta kan information kompletteras i noterna till de finansiella rapporterna.
Eget kapital (Aktieägarnas eget kapital)
Även hänvisad till som ‘nettotillgångar’, aktieägarnas eget kapital eller eget kapital hänvisar till pengar eller egendomar som är hänförliga till ägarna (t.ex. företag = aktieägare, partnerskap = partners, enskild firma = proprietör).
Det hänvisas till som ‘nettotillgångar’ eftersom det är siffran som du skulle komma fram till efter att du drar av de totala skulderna från dina totala tillgångar.
Denna kategori inkluderar ofta kontona stamaktier och balanserade vinstmedel, men kan också inkludera preferensaktier, egna aktier, donerat kapital, etc.
Stamaktiekontot hänvisar till aktierna utgivna av företaget till sina investerare.
Det rapporteras vanligtvis till nominellt värde, och oftast listat med ytterligare information angående de auktoriserade aktierna och utgivna aktier.
Preferensaktier är en annan typ av aktie som skiljer sig från stamaktien och listas separat.
Inte alla företag ger ut denna typ av aktie dock.
Den har vanligtvis inte den röstmakt som stamaktien har, men den kan komma med olika förmåner.
Egna aktier kontot hänvisar till aktier/andelar återköpta av ett företag.
Det kan finnas flera faktorer till varför ett företag skulle vilja återköpa utestående aktier såsom förbättring av finansiella nyckeltal, kontrollera intresse för att undvika ett fientligt övertagande eller pensionering av aktier, etc.
Balanserade vinstmedel är nettovinsten (om det finns några) som ett företag behåller, antingen för att uppskatta kapital genom att återinvestera i lönsamma satsningar eller egendomar, eller reserverat som betalning för skulder.
Kan vidare kategoriseras som “begränsade balanserade vinstmedel” och “obegränsade balanserade vinstmedel”.
Begränsade balanserade vinstmedel hänvisar till en del av de balanserade vinstmedlen som är begränsad till ett specifikt syfte (t.ex. markexpansion, byggnadsförvärv, etc.) och kan inte användas för något annat.
Detta bör backas upp av en styrelseresolution. Obegränsade balanserade vinstmedel hänvisar till det belopp som kan användas för vilket syfte som helst.
Oftast är köpeskillingen och bokfört värde av en aktie inte detsamma.
Det är där ytterligare inbetalt kapital kommer in.
Det är det belopp som aktieägare betalade för över en akties bokförda värde.
Som ett exempel, låt oss säga att företag A utfärdade 100 aktier med ett nominellt värde på 1 dollar per aktie till investerare X, till vilket den senare betalade 1,50 dollar per aktie.
Överskottet 0,50 dollar per aktie eller totalt 50 dollar registreras sedan som ytterligare inbetalt kapital i företagets böcker.
Är balansräkningen relevant för att förstå kontantredovisningsmetoden?
Balansräkningen är avgörande för att förstå kontantredovisningsmetoden för småföretag och organisationer. Den ger en tydlig översikt över tillgångar, skulder och eget kapital, vilket hjälper företagsledare att fatta informerade beslut och planera för framtiden. Utan denna insyn kan viktigt ekonomiskt data förbises.
Begränsningar av balansräkningen
Medan balansräkningen är ett mycket användbart verktyg för att bedöma ett företags finansiella ställning, har den sina begränsningar.
Vi har redan nämnt tidigare att den bara kan ge dig en allmän översikt av ett företags finansiella ställning vid en specifik tidpunkt.
På egen hand visar den dig inte hur ett företag fungerar, eller hur lönsamt ett företag verkligen är.
En ökning av tillgångar är inte alltid lika med en vinst trots allt.
Det kan ha varit på grund av en ökning av skulder.
Den visar dig inte heller kassaflödet, som hur det används, eller var det kom ifrån.
Den visar dig bara saldot vid en specifik tidpunkt.
Det är därför den bör användas tillsammans med resultaträkningen och kassaflödesanalysen.
Dessa tre tillsammans kommer verkligen att ge dig en bättre översikt av ett företags finansiella ställning.
Se till att det finns lämpliga kontroller för att förbereda din balansräkning.
Ledningen kan kanske lura systemet och visa dig en mer positiv balansräkning än den borde vara.
De kan kanske underskatta avsättningen för osäkra fordringar vilket i sin tur resulterar i överskattade nettokundfordringar, eller de kan leka med hur avskrivningar redovisas.
I slutändan är balansräkningen på egen hand inte tillräcklig för att helt bedöma ett företags finansiella välbefinnande.
Även informationen den presenterar kan vara begränsad vilket är varför de flesta företag förbereder medföljande noter till sina finansiella rapporter.