Kontantredovisningsmetoden

I denna artikel syftar vi till att informera dig om en av de två primära redovisningsmetoderna – kontantredovisning.

Det är en redovisningsmetod där du registrerar betalningar/utgifter när du betalar ut kontanter, och kvitton/inkomster när du får kontanter.

Kort sagt registrerar du inkomst-/utgiftstransaktioner endast när kontanter är inblandade.

Detta är en skarp kontrast till periodiseringsmetoden där du registrerar inkomster när de intjänas och utgifter när de uppstår, oavsett om det finns kontanter inblandade eller inte.

Kontantredovisning – hur det görs

När du jämför kontantredovisning med periodisering är bokföringen lite enklare.

Med kontantredovisning registrerar du endast intäkter när du får en kontantbetalning.

Det spelar ingen roll när tjänsten utförs med kontantredovisning.

Kom bara alltid ihåg att om du får en kontantbetalning registrerar du intäkter.

Till exempel bestämde sig kund A för att använda dina tjänster.

De bestämde också att betala dig i förskott.

Nu med kontantredovisning skulle du registrera kund A:s förskottsbetalning som intäkt, oavsett om du utförde dina tjänster eller inte.

Enkelt är det inte?

Samma process kan tillämpas på utgifter – du registrerar dem bara när du betalar ut kontanter.

Detta gäller oavsett när du ådrog dig dessa utgifter, eller när du fick deras förmån i fallet med förskottsbetalningar.

För att illustrera detta, föreställ dig att ditt företag bestämde sig för att förskottsbetala 12 månaders hyra för året.

Med kontantredovisning registrerar du hela betalningen som hyreskostnad för den månad du gjorde betalningen.

Ingen anledning att oroa sig för att sprida utgiften över året – kom bara ihåg att med kontantredovisning registrerar du inkomster och utgifter när kontanter är inblandade.

Det finns bara en liten reservation med kontantredovisning och att ta emot kontantbetalningar.

Säg att en klient betalade dig i slutet av året, 31 december, men du faktiskt fick betalningen nästa dag, vilket är 1 januari på ett nytt år.

I detta fall registrerar du kontantbetalningen som intäkt för det nya året.

Var extra försiktig med kontantbetalningar vid årets slut!

Fördelar med kontantredovisning

Som redan nämnts i denna artikel är kontantredovisning den enklare av de två primära redovisningsmetoderna.

Dess system för att registrera inkomst/utgift endast när kontanter är inblandade är enkelt och lättare att förstå, särskilt för de som inte är välinsatta i redovisning.

Och eftersom kontantredovisningsmetoden avstår från alla periodiseringar/uppskov betyder det färre konton att hantera.

Eftersom kontantredovisningsmetoden är mycket involverad med kontanter återspeglar den noggrant ett företags kassaflöde.

Detta kan tillskrivas det faktum att de flesta transaktioner endast registreras om kontanter är inblandade.

Företag som använder kontantredovisningsmetoden bör ha en bättre förståelse för sitt kassaflöde.

När det gäller beskattning, eftersom kontantredovisningsmetoden endast registrerar transaktioner när kontanter är inblandade, skulle du ha en bättre förståelse för hur mycket skatt du ska betala.

Observera dock att det kan finnas ytterligare regler för kontantredovisning (t.ex. konstruktivt mottagande, förskottsbetalning av utgifter över 12 månader) och vi rekommenderar starkt att du konsulterar skattemyndigheten i ditt land (t.ex. IRS, BIR, HRMC).

Begränsningarna med kontantredovisning

Medan kontantredovisningsmetoden ger dig en bra bild av ditt företags kassaflöde och position, återspeglar den inte nödvändigtvis dess finansiella ställning.

Kom ihåg vårt exempel tidigare med kund A där de betalade dig i förskott?

Låt oss göra en omvändning av den situationen.

Låt oss säga att kund A bestämde sig för att använda dina tjänster.

Du utförde framgångsrikt dina tjänster i november, men kund A betalade i februari nästa år, tre månader efter att tjänsterna slutfördes.

Med periodiseringsmetoden kunde du ha registrerat intäkter när du framgångsrikt utförde dina tjänster.

Men med kontantredovisning kan du bara registrera intäkter när en kontantbetalning tas emot.

Detsamma kan sägas om utgifter. Eftersom du bara registrerar utgifter när du betalar ut kontanter återspeglar kontantredovisningsmetoden inte noggrant ditt företags skulder.

Du kan ha ådragit dig utgifter som du ännu inte har betalat för såsom elräkningar, hyra, ränta, etc. I dessa fall kan ditt företag verka mer lönsamt än det verkligen är, vilket inte är ett bra tecken.

Enkelt uttryckt återspeglar kontantredovisningsmetoden inte alltid ett företags verkliga lönsamhet.

Vissa långivare som banker, kreditföreningar eller andra finansiella institutioner kan kräva att du presenterar periodiseringsbaserade finansiella rapporter för låneansökningar.

Om du bara använder kontantredovisningsmetoden för bokföring måste du ådra dig ytterligare kostnader för att konvertera dina finansiella rapporter så att de återspeglar periodiseringsmetoden om det krävs av din långivare.

Vi har nämnt beskattning redan, men vi kommer att nämna det igen eftersom kontantredovisningsmetoden potentiellt kan ha negativa skattekonsekvenser.

Din skattemyndighet kan ha vissa begränsningar för de avdrag du kan tillämpa.

IRS tillåter endast utgifter du betalat i förskott att vara avdragsgilla under det beskattningsbara år för vilket de är tillämpliga, det vill säga om inte utgifterna är kvalificerade för 12-månadersregeln.

Vem får använda kontantredovisning?

Småföretag får ofta använda kontantredovisningsmetoden för bokföring.

IRS kräver dock att ett företag använder periodiseringsmetoden för beskattningssyften om de är:

Ett företag (annat än ett S-företag) med genomsnittliga årliga bruttointäkter för de 3 föregående beskattningsåren som överstiger $25 miljoner (indexerat för inflation).
Ett partnerskap med ett företag (annat än ett S-företag) som partner, med genomsnittliga årliga bruttointäkter för de 3 föregående beskattningsåren som överstiger $25 miljoner (indexerat för inflation).
Ett skatteskydd

Om inte ditt företag är ett av de nämnda ovan använder du förmodligen kontantredovisningsmetoden.